Оформлення на роботу в Україні регулюється Кодексом законів про працю (КЗпП), і роботодавець зобов’язаний дотримуватися чіткого переліку документів, які повинен надати працівник. У 2026 році основний список залишився стабільним, хоча активно розвивається електронне працевлаштування через портал Дія, що дозволяє подавати деякі документи в цифровому вигляді без фізичних оригіналів.
Обов’язкові документи для всіх працівників
Згідно зі статтею 24 КЗпП, працівник подає документи перед укладенням трудового договору. Роботодавець не має права вимагати зайвих довідок чи копій, які не передбачені законом. Цей перелік є мінімальним і обов’язковим практично в усіх випадках при прийнятті на роботу.
Паспорт громадянина України або інший документ, що посвідчує особу. Це може бути ID-картка, закордонний паспорт, тимчасове посвідчення чи електронний паспорт у додатку Дія (шеринг документа). Документ підтверджує особу та громадянство.
Реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП, раніше відомий як ІПН). Без нього неможливо нарахувати заробітну плату та сплатити податки.
Відомості про трудову діяльність. З 2021 року паперові трудові книжки не ведуться для більшості працівників. Замість них надається витяг з реєстру застрахованих осіб (електронна трудова книжка) з порталу Дія або кабінету ПФУ. Якщо людина вперше влаштовується на роботу, цей документ не потрібен.
Військово-обліковий документ. Обов’язковий для призовників, військовозобов’язаних та резервістів (чоловіків віком від 18 до 60 років, а також деяких категорій жінок). Це може бути військовий квиток, приписне свідоцтво чи електронний військово-обліковий документ у Дія.
Працівника не можна допустити до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом та повідомлення Державної податкової служби про прийняття працівника. Порушення тягне за собою значні штрафи.
Додаткові документи, які потрібні в окремих випадках
Залежно від посади, віку, стану здоров’я чи інших обставин, працівник може надати ще кілька документів.
Документи про освіту та кваліфікацію
Якщо посада вимагає спеціальної підготовки, професійних знань чи певної кваліфікації (лікар, вчитель, інженер, водій певних категорій тощо), надаються диплом, атестат, сертифікат чи посвідчення про присвоєння кваліфікації.
Медичні довідки та документи про стан здоров’я
Обов’язкові для роботи в шкідливих умовах, з продуктами харчування, у дитячих закладах, медичних установах, транспорті тощо. Зазвичай це форма 086-о або інші медичні висновки про проходження профогляду.
Документи для пільгових категорій
Особи, які мають право на пільги (багатодітні батьки, учасники бойових дій, інваліди тощо), можуть надати відповідні посвідчення чи довідки для надання гарантій, додаткової відпустки чи інших переваг.
- Диплом чи атестат про освіту.
- Медична довідка про стан здоров’я.
- Посвідчення учасника бойових дій або особи з інвалідністю.
- Документи про зміну прізвища чи імені.
Що не можна вимагати від працівника
Роботодавець не має права просити:
- характеристику з попереднього місця роботи;
- довідку про несудимість (крім посад, де це прямо передбачено законом);
- автобіографію;
- фото (крім випадків, коли це дійсно необхідно для пропуску чи посвідчення);
- довідку про склад сім’ї чи реєстрацію місця проживання (крім окремих випадків).
Такі вимоги порушують законодавство про захист персональних даних та можуть призвести до скарг до Держпраці. У 2026 році продовжується перехід до електронного документообігу. Багато документів (паспорт, РНОКПП, відомості про трудову діяльність, військово-обліковий документ) можна подати через Дія без фізичного носія. Це значно спрощує процес оформлення на роботу.
Правильне оформлення документів при прийнятті на роботу захищає як працівника, так і роботодавця від штрафів, перевірок та спорів у майбутньому. Якщо ви сумніваєтеся, які саме документи потрібні саме у вашому випадку — зверніться до кадровика або юриста з трудового права.
